Organizzare uno spettacolo di droni: chi decide e che si firma

La maggior parte degli articoli su come organizzare uno spettacolo di droni spiega che cosa fa il fornitore. Questo spiega l’altra metà: che cosa deve risolvere chi lo compra. Di solito una persona con un budget da difendere, un calendario che non controlla del tutto e diverse firme sopra la sua.

Perché il motivo per cui un progetto salta raramente è tecnico. Quasi mai è che non si possa volare. È che la decisione è arrivata tardi, che mancava una firma che nessuno aveva individuato o che lo spazio che si dava per scontato non era disponibile quella sera.

Ecco quindi: chi decide in ogni tipo di organizzazione, quali documenti si scambiano, quali tempi detta ciascuna parte e quale parte del lavoro non si può delegare al fornitore per quanto lo si voglia.

Chi decide, a seconda di chi compra

Comune o ente pubblico

È l’acquirente più frequente per le feste cittadine. Qui il vincolo non è il gusto, è la procedura: c’è un capitolo di bilancio, un termine amministrativo e un modo preciso di affidare l’incarico che non decide chi organizza le feste.

La conseguenza pratica è che il calendario lo detta la parte amministrativa, non quella artistica. Quando qualcuno chiede a maggio per agosto, il problema di solito non è la flotta: è che la pratica non arriva.

Marchio o azienda

Qui la decisione è più rapida ma ha più interlocutori. Il marketing propone, la direzione approva, e c’è un terzo che quasi sempre compare tardi: chi custodisce l’identità visiva. Se lo spettacolo disegnerà il logo, quella persona deve validare l’adattamento grafico, e conviene che entri nella conversazione all’inizio.

Il caso è sviluppato in spettacolo di droni per eventi aziendali, compreso contro che cosa compete nella stessa voce di budget.

Agenzia o casa di produzione

L’agenzia non è quella che paga, è quella che risponde. La sua vera preoccupazione è che il pezzo entri in una scaletta con i minuti contati e che nessuno le dia una sorpresa il giorno del montaggio.

Con un’agenzia, l’informazione più apprezzata non è il prezzo: sono i tempi esatti —quanto dura il montaggio, quando va liberato lo spazio, con quanto anticipo si decide se si vola—.

Che cosa si firma, e che cosa deve dire

• Che cosa succede se non si può volare. Punto uno. Deve dire chiaramente chi decide, con quale criterio e che cosa succede allora.
• Che cosa comprende esattamente. Numero di aeromobili, minuti, quante figure e quante su misura, e se la ripresa dello spettacolo è inclusa o va a parte.
• Chi si assume la parte aeronautica. Registrazione, formazione dei piloti, valutazione dei rischi, assicurazione e autorizzazione. Sviluppato in permessi per uno spettacolo di droni.
• Quante revisioni del progetto sono incluse. Rifare una figura all’ultimo è caro e viene peggio.

Quello che non puoi delegare

• Lo spazio, confermato. Non basta che esista: deve essere disponibile quella sera, con il permesso di chi ne è titolare, e con il perimetro sgombro durante il volo.
• La decisione sull’orario. Lo spettacolo è legato al tramonto di quella data.
• I permessi propri dell’evento. Occupazione di suolo pubblico, orari, chiusure. Quelli aeronautici sono del fornitore.
• Il contenuto approvato. Che cosa si disegna e con quale testo deve essere validato da chi può farlo, con nome e cognome.

L’ordine che funziona

1. Si conferma luogo e data.
2. Si studia il contesto aeronautico di quel punto esatto.
3. Si definisce che cosa si vuole raccontare e si dimensiona la flotta.
4. Si chiude il preventivo con il dettaglio per voci.
5. Pratiche, progettazione e simulazione.
6. Montaggio e volo, con la decisione meteo il giorno stesso.

L’errore classico è partire dal punto quattro: chiedere il prezzo senza il luogo. Quello che si riceve è una forbice da catalogo che poi si aggiusta, e quell’aggiustamento va sempre verso l’alto.

Domande frequenti

Con quanto anticipo va prenotato?

Il prima possibile, e il termine lo detta la pratica, non la produzione.

Chi decide il giorno dell’evento se si vola?

Il fornitore, con criterio tecnico e secondo i limiti dell’autorizzazione. Non è una decisione commerciale né negoziabile quella sera.

Posso far riprendere lo spettacolo per conto mio?

Sì, ma dillo prima. Riprendere uno spettacolo aereo ha condizioni di poca luce e posizioni precise.

E se cambio luogo dopo aver firmato?

Va rifatto lo studio del contesto e, secondo i casi, la pratica. L’autorizzazione è legata al posto.

Che cosa portare alla prima riunione

Tre dati e una domanda. I dati: luogo esatto, data approssimativa e che cosa vuoi che la gente ricordi. La domanda: che cosa succede se non si può volare.

Raccontacelo e ti diciamo che cosa è possibile in quel posto, con quale flotta e in quali tempi.