Come si realizza uno spettacolo di droni: dal copione al debutto

Chi commissiona uno spettacolo di droni di solito arriva con un’immagine in testa: il logo in cielo, un conto alla rovescia, un cuore che batte sopra la piazza. Quello che quasi mai ha è la mappa di ciò che succede tra quell’immagine e la sera del debutto. Peccato, perché lungo la strada ci sono una mezza dozzina di decisioni che può prendere solo il cliente.

Questo articolo spiega come si realizza uno spettacolo di droni visto da quella parte del tavolo. Non parla di come volano i droni, ma del lavoro creativo e di produzione: il brief, il copione, il disegno delle figure, la musica, l’approvazione, la prova e il debutto. Per ogni fase, che cosa devi portare tu e quale decisione ti spetta, perché ogni decisione che arriva tardi si paga in lavoro rifatto.

Tutto il processo in breve

In UMILES lo riassumiamo in cinque passaggi: idea, pianificazione, design, dimostrazione e volo. Visti dal lato del cliente diventano sette fasi, perché la musica e la prova meritano un capitolo a parte:

1. Brief
2. Copione e storyboard
3. Design e animazione delle figure
4. Musica e sincronizzazione
5. Simulazione e approvazione
6. Prova
7. Debutto

In parallelo corre la parte che non vedi: lo studio del sito e le pratiche. Ce ne occupiamo noi, ed è spiegata in permessi per uno spettacolo di droni. Qui restiamo sulla parte creativa.

1. Il brief: che cosa portare al primo incontro

Il brief non deve essere per forza un documento. Deve rispondere bene a cinque domande:

• Che cosa deve ricordare il pubblico tornando a casa. Una cosa sola. Un anniversario, un nome, un’emozione. Tutto il resto si ordina intorno a quella.
• Dove e quando. Il punto esatto, non la città, e la data anche se indicativa. Il luogo determina la dimensione delle figure e quindi la flotta; lo trovi in quanti droni servono per uno spettacolo.
• In che momento del programma. Aprire una serata di gala non è chiudere una festa patronale. Il momento dà il tono.
• Che cosa è obbligatorio e che cosa è vietato. Il logo o uno slogan, e anche ciò che non deve comparire: un colore della concorrenza, un testo che l’ufficio legale non ha visto.
• Chi approva. Con nome e cognome. È la domanda che si fa meno e quella che evita più ritardi.

La tua decisione in questa fase: il messaggio unico. Se arrivi con cinque messaggi, lo spettacolo proverà a dire cinque cose e non se ne ricorderà nessuna.

2. Copione e storyboard: dall’idea a una sequenza di scene

Con il brief, il team creativo scrive il copione: quali scene, in che ordine e come si passa dall’una all’altra. Uno spettacolo di droni si racconta come una storia breve, con un’apertura che cattura lo sguardo, uno sviluppo che costruisce e un finale, che è il momento che tutti riprendono col telefono.

Lo storyboard è quel copione disegnato, una vignetta per scena. È il primo documento che approvi e il più economico da cambiare, perché non è ancora stato animato niente. Guardalo bene in tre punti:

• Le transizioni. È lì che si vede il mestiere. Una figura che si trasforma nella successiva racconta qualcosa; una che si spegne per accenderne un’altra lascia un vuoto.
• I testi. Brevi. In aria si leggono parole singole, non frasi.
• Il finale. L’ultima figura è la foto della serata. Se deve essere il logo, che sia il logo.

La tua decisione in questa fase: l’ordine delle scene e quale chiude. È il momento di cambiare idea: dopo, ogni modifica si porta dietro animazione e sincronizzazione.

3. Design e animazione delle figure

Approvato lo storyboard, tutto lo spettacolo viene progettato e animato in 3D. Ogni figura passa da disegno a formazione di punti luce, e ogni transizione diventa movimento. Qui il concetto incontra la fisica: ciò che sulla carta funziona con un tratto sottile, in cielo ha bisogno di un contorno.

Che cosa ti verrà chiesto:

• Il logo in vettoriale. Non uno screenshot del sito. Da lì si fa l’adattamento, che semplifica l’interno e conserva la sagoma riconoscibile. Chi custodisce l’identità visiva deve approvarlo, ed è meglio che entri adesso che la sera prima.
• I colori di riferimento. Un colore aziendale fatto di luce non sempre appare uguale che in stampa. Si regola nell’animazione e si approva lì, guardando lo schermo, non il manuale del marchio.
• Da dove si guarda. Una figura ha un fronte. Se il pubblico sarà in due zone, bisogna dire quale conta di più o chiedere formazioni che funzionino da entrambe.

La tua decisione in questa fase: l’approvazione grafica di ogni figura del marchio. E quanti giri di revisione sono inclusi, da concordare già nel contratto; ne parliamo in organizzare uno spettacolo di droni.

4. Musica e sincronizzazione

La coreografia è progettata sincronizzata con la musica, e questo ha una conseguenza pratica che sorprende molti clienti: la musica si sceglie presto. Le figure cambiano quando cambia il brano, le transizioni cadono sui suoi accenti e il finale coincide con la sua chiusura. Cambiare canzone ad animazione fatta non è cambiare l’audio: vuol dire rifare il ritmo di tutto lo spettacolo.

Che cosa porti tu:

• Il brano e la versione esatta. Non «una di Vasco»: quella registrazione, con quella durata, o il montaggio concordato.
• Il file definitivo, lo stesso che suonerà quella sera. Se qualcuno lo modifica dopo, la sincronizzazione si perde.
• L’audio. Di solito la musica passa dall’impianto dell’evento, e il suo fonico partecipa alla prova.

Voliamo con il software di riferimento del settore, compatibile con altri sistemi, e questo semplifica il coordinamento quando lo spettacolo condivide la produzione con terzi: audio, luci o regia video.

I diritti della musica: chi se ne occupa

È la domanda che quasi nessuno fa ed è meglio metterla per iscritto. Ci sono due usi diversi e ognuno ha il suo permesso:

• La musica che suona in pubblico quella sera. È l’esecuzione pubblica dell’opera, e si licenzia presso gli enti di gestione collettiva competenti. A volte l’organizzatore o il luogo ce l’hanno già coperta per il resto del programma, ma non si può dare per scontato.
• La musica nel video pubblicato dopo. È un altro uso e serve un’altra autorizzazione. Che una canzone possa suonare in piazza non significa che possa finire nel video sui social del marchio.

Le strade sono tre: musica i cui diritti gestisce già l’organizzatore, musica di libreria con licenza per entrambi gli usi, o un brano commissionato per l’occasione. Quale si sceglie e chi si fa carico di ogni licenza va scritto nella proposta.

La tua decisione in questa fase: il brano, e chi risponde dei suoi diritti. Entrambe le cose prima che inizi la sincronizzazione.

5. Simulazione e approvazione

Prima del volo, tutto lo spettacolo viene simulato: l’animazione completa, con la musica, vista dal punto in cui starà il pubblico. Per il cliente è il passaggio che conta di più, perché ciò che si approva qui è ciò che si vedrà in cielo.

Che cosa controllare prima di firmare l’approvazione:

• Che ogni figura si capisca dalla distanza reale, non solo in primo piano.
• Che i testi siano scritti bene. Sembra ovvio. Un accento sbagliato in cielo lo vedono migliaia di persone.
• Che il ritmo segua la musica e che il finale cada dove deve.
• Che abbia dato l’ok chi deve darlo: marchio, direzione, assessorato. Non chi era presente alla riunione.

La tua decisione in questa fase: l’approvazione finale del contenuto, per iscritto. Da qui il progetto si congela e il lavoro passa alla produzione.

6. La prova: la dimostrazione e il coordinamento

In UMILES la prova che vede il cliente è la dimostrazione nelle nostre strutture, vicino a Madrid: una presentazione privata in cui vedere lo spettacolo completo prima dell’evento. Se devi convincere qualcuno all’interno, vale più di qualsiasi presentazione in slide.

L’altra prova è di coordinamento, con la tua produzione, e riguarda tutto ciò che sta intorno al volo:

• L’attacco. Che cosa succede subito prima e chi dà il via.
• Lo spegnimento. Fari, schermi e cannoni puntati al cielo competono con le figure. Si concorda che cosa si spegne e quando.
• L’audio. Il fonico prova il file, il volume e la partenza.
• Il piano se non si può volare. La decisione è tecnica e la prende l’operatore; quello che va provato è come comunicarlo al pubblico.

La tua decisione in questa fase: chi è la persona della produzione con autorità quella sera. Una sola, reperibile, che possa dire «via».

7. Il debutto: che cosa succede quella sera

Il montaggio comincia ore prima ed è visibile: la flotta si dispone a terra nell’area di decollo delimitata. La squadra che la pilota è nostra: non subappaltiamo il volo.

Nel frattempo tocca a te ciò che solo l’organizzatore può fare: il pubblico al suo posto, il perimetro libero, le luci spente al momento concordato e la musica pronta. Se lo spettacolo fa parte di un festival o di un concerto, come si inserisce nella scaletta e nel recinto lo trovi in droni per concerti e festival e nella pagina degli spettacoli di droni per festival.

Un ultimo avviso: la ripresa si pianifica prima. Si gira con poca luce e da posizioni precise, e se nessuno l’ha prevista si perde il materiale che dura di più. È un servizio diverso, e spieghiamo la differenza in spettacolo o ripresa.

Domande frequenti

Devo arrivare con l’idea già definita?

No. Basta sapere che cosa vuoi che la gente ricordi. Trasformarlo in scene è lavoro nostro; decidere che cosa conta è tuo.

E se voglio cambiare canzone quando è già animato?

Si può, ma bisogna risincronizzare la coreografia. Più tardi succede, più lavoro da rifare.

Il progetto si può riutilizzare in un altro evento?

I progetti sono esclusivi e riutilizzabili. Quello che non si riutilizza sono le pratiche, legate a ogni luogo e a ogni data.

Da dove cominciare

Bastano tre cose sul tavolo per partire davvero: che cosa vuoi che si ricordi, dove e quando. Se sai anche chi approva e che musica immagini, ancora meglio. Raccontaci la tua idea e ti rispondiamo con una proposta creativa e con quello che ci serve da te in ogni fase.