Se piove o c’è vento: che cosa succede a uno spettacolo di droni

È la domanda che arriva sempre, di solito alla seconda riunione e quasi sempre sottovoce: e se quella sera piove? Chi organizza un evento all’aperto convive già con quel dubbio per tutto il resto, ma con uno spettacolo di droni la pioggia e il vento pesano in un altro modo, perché qui un tendone non serve a niente.

La risposta onesta ha due parti. La prima: nessuno può garantirti settimane prima che quella sera si volerà, e diffida di chi lo fa. La seconda, quella che conta: quasi tutto ciò che succede se non si può volare si può decidere con settimane di anticipo. Chi prende la decisione, entro che ora, quale data resta di riserva, che cosa si fattura in ogni caso e che cosa si dice al pubblico.

Questo articolo parla della seconda parte. È scritto per chi organizza, non per chi vola.

Chi decide se si vola, e perché non sei tu

Uno spettacolo con decine o centinaia di droni sopra il pubblico non è un volo ricreativo: rientra nella categoria specifica del quadro europeo, il Regolamento di esecuzione (UE) 2019/947, che in Italia applica l’ENAC. E quel regolamento divide le responsabilità in modo molto chiaro:

• L’operatore, cioè l’azienda che vola, deve stabilire le procedure e le limitazioni di ogni tipo di operazione.
• Il pilota remoto, prima di iniziare il volo, deve garantire che l’ambiente operativo sia compatibile con le limitazioni e le condizioni autorizzate. E durante il volo, rispettarle.

Tradotto nella sera dell’evento: la decisione di volare o no la prende il pilota responsabile, con criterio tecnico, entro i limiti fissati dall’autorizzazione di quella operazione e dalle procedure dell’operatore. Non è una decisione commerciale, non si vota e non si tratta ai piedi del palco. Né l’organizzatore, né il sindaco, né il cliente che paga possono ordinare di volare.

Può sembrare di perdere il controllo. È il contrario: ti toglie di dosso la decisione peggiore della serata. Quello che resta tuo è che cosa si fa con quella decisione, e si prepara prima. Il resto della parte aeronautica è in permessi per uno spettacolo di droni.

Quali condizioni contano

Non è solo la pioggia. Si guardano quattro fattori, e ognuno incide in modo diverso.

Il vento

È quello che provoca più sospensioni, e quello che inganna di più visto da terra. Il vento che si sente in piazza non è quello che c’è all’altezza delle figure, di solito più forte e più irregolare. Non preoccupa solo l’intensità media ma le raffiche: una formazione regge perché ogni drone mantiene la sua posizione con precisione, e più vento c’è, più lavorano i motori per riuscirci e più batteria si consuma.

La pioggia

Incide sulle attrezzature e sull’operazione, e ha un effetto che si dimentica: anche se si potesse volare, il pubblico si sta riparando e le figure si vedono peggio attraverso l’acqua. Pioviggine, rovescio passeggero e pioggia continua non sono la stessa cosa, e ogni flotta tollera quello che tollera.

Nebbia e nuvole basse

Uno spettacolo di droni è luce disegnata nel cielo. Con la nebbia o con le nuvole basse, le figure restano dentro o sopra la nuvola e il pubblico non vede nulla. E la visibilità è una condizione dell’operazione stessa, non solo dello spettacolo.

Temporale

Con fulmini in zona non si vola. Di solito coincide anche con la decisione di sicurezza dell’evento, che magari deve far sgomberare l’area del pubblico per conto suo.

Perché non ti diamo un numero

Perché non ce n’è uno valido per tutti i casi. I limiti di vento e di pioggia li fissa il costruttore della flotta per quegli aeromobili, e l’autorizzazione dell’operazione li precisa per quel luogo e quel volo. Cambiano con il modello di drone, con l’altezza delle figure, con l’ambiente e con il disegno stesso. Un numero in un articolo sarebbe sbagliato per una parte degli spettacoli. Quello che ti serve è quello della tua operazione: chiedilo al fornitore per iscritto.

Quando si decide

La decisione non è un momento, è una sequenza. Conviene conoscerla, perché in ogni tratto c’è qualcosa da fare da parte tua.

I giorni prima

Si segue la previsione. Serve a prepararsi, non a decidere: una previsione a qualche giorno di distanza sbaglia abbastanza da non cancellare nulla sulla sua base. In questa fase conviene avviare le conversazioni: con il comune o con la location sulla data alternativa, con chi cura la comunicazione sui due messaggi possibili.

Il giorno stesso

La squadra monta e misura le condizioni sul posto, che è dove contano davvero. La decisione definitiva si prende il più tardi possibile compatibilmente con due cose: il montaggio e il tempo che serve a te per avvisare il pubblico. Per questo la domanda utile non è «quando sapremo se si vola?», ma «entro che ora ce lo dite?». Quell’ora si concorda prima, e resta scritta.

La finestra della stessa sera

A volte il problema è un rovescio o una raffica che passa. Se il programma lo consente, si può concordare un margine nella stessa serata per aspettare che migliori prima di passare alla data di riserva. Quel margine ha un costo per te —pubblico in attesa, orari di chiusura, personale— e conviene decidere in anticipo fino a dove sei disposto ad allungarlo.

Come si mette nel contratto

Perché il contratto debba dire che cosa succede se non si può volare lo spieghiamo in organizzare uno spettacolo di droni: chi decide e che si firma. Qui c’è il dettaglio di quella clausola, che è dove di solito restano i vuoti. Dovrebbe risolvere questi punti:

• Chi decide e con quale criterio. Il pilota responsabile, secondo i limiti dell’operazione. Scritto così, quella sera nessuno lo discute.
• L’ora limite della decisione. L’ultima entro cui ti si comunica se si vola o no, compatibile con il tuo piano per avvisare il pubblico.
• La finestra della stessa sera. Se c’è e quanto dura.
• La data di riserva. Quale, se è confermata o solo proposta e fino a quando si mantiene.
• Che cosa si fattura in ogni ipotesi. Se si vola nella data di riserva, se non si vola in nessuna delle due, e quale parte del lavoro già fatto —progettazione, pratiche, trasferta, montaggio— si paga in ciascun caso.
• Che cosa coprono le pratiche. Chiedi se la data di riserva è prevista fin dall’inizio o andrebbe gestita a parte.

E c’è una parte che non sta nel contratto con il fornitore ma decide se la data di riserva esiste davvero: la tua. Lo spazio deve essere disponibile quell’altra sera, i permessi dell’evento —occupazione di suolo pubblico, chiusure al traffico, orari— devono coprirla, e sicurezza, audio e personale devono poter essere ripetuti. Una data di riserva che la location non può dare non è una data di riserva.

Che cosa si dice al pubblico

È qui che un rinvio va bene o va male, e dipende quasi tutto dall’organizzatore.

• Avvisa fin dall’inizio che dipende dal meteo. Nel programma, sui manifesti, sul sito. Basta una frase. Chi l’ha letta prima non si sente preso in giro se si rinvia.
• Annuncia la data di riserva insieme a quella principale. Così il rinvio è un piano che esisteva già, non un problema.
• Di’ a che ora e dove verrà confermato. Un solo canale ufficiale: i social dell’evento, il sito o l’annuncio dal palco. Con tre canali ci saranno tre versioni.
• Tieni pronti i due messaggi. «Si vola» e «si rinvia», con la nuova data e l’ora. I comunicati scritti di corsa sono quelli che generano lamentele.
• Spiega il motivo in una riga. «Per sicurezza, con questo vento non si può volare» si capisce meglio di «cause indipendenti dalla nostra volontà».

Quello che non conviene è lasciare il pubblico in attesa senza informazioni mentre si decide. Per questo l’ora limite del paragrafo precedente non è un dettaglio del contratto: è ciò che ti permette di avvisare in tempo.

Se non vuoi dipendere dal cielo

Ci sono formati in cui il meteo smette di essere il problema. Gli spettacoli al chiuso si fanno in palazzetti, capannoni o quartieri fieristici con altezza sufficiente, con una flotta adattata, e non dipendono né dal tempo né dal tramonto. Non vanno bene per una festa cittadina, ma in un evento aziendale a data fissa a volte risolvono tutto.

All’aperto, l’altra leva è la data: scegliere quella dello spettacolo pensando anche a quella di riserva, e non il contrario.

Domande frequenti

Uno spettacolo di droni può volare con una pioggia leggera?

Dipende dalla flotta e dall’autorizzazione di quell’operazione, e lo decide il pilota responsabile con le condizioni reali della serata. Nessuno dovrebbe promettertelo prima.

Posso chiedere di volare anche se il pilota dice di no?

No. Rispettare i limiti dell’operazione è una sua responsabilità per legge, e nessun contratto può trasferirla a chi organizza.

E se la previsione è brutta e poi non piove?

Proprio per questo non si cancella sulla base della previsione di giorni prima. Si segue, si preparano i messaggi e si decide il giorno stesso, all’ora concordata.

Il rinvio è gratuito?

Dipende da che cosa dice il contratto, ed è per questo che deve dirlo. Una parte del lavoro è già fatta anche se non si vola, e ogni fornitore la tratta a modo suo. Chiedilo prima di firmare, non dopo.

Lo spettacolo si può registrare anche se si rinvia?

Sì, ma la squadra video deve sapere che la data può cambiare e riorganizzarsi di conseguenza. Abbiamo parlato della differenza tra spettacolo e ripresa in droni per eventi: spettacolo o ripresa.

Che cosa conviene avere risolto

Se organizzi all’aperto, la pioggia e il vento non si evitano, si pianificano. Arriva alla firma con tre cose chiare: chi decide ed entro che ora, quale data resta di riserva e se la location può darla, e che cosa si fattura in ogni caso. Con questo, una serata di maltempo è un rinvio ordinato e non una crisi.

Scrivici con data e luogo e lo vediamo sul tuo caso. Oppure guarda prima come lavoriamo gli spettacoli di droni.