Organizar un espectáculo de drones: qué preparar para el día

Cuando por fin está todo firmado, la fecha cerrada y la autorización en marcha, al organizador le queda la parte que nadie le ha explicado: qué tiene que estar listo el día del vuelo. No la parte aeronáutica, que es del operador, sino todo lo que rodea al espectáculo y que depende de quien controla el evento.

Este artículo va de eso. Si te toca organizar un espectáculo de drones desde un ayuntamiento, una agencia o el departamento de eventos de una empresa, aquí está la logística del día contada desde tu lado: el espacio de despegue, dónde colocar al público, las luces, el sonido, la coordinación con seguridad y lo que hay que contarle a la gente antes de que llegue.

Lo que es del operador y lo que es tuyo

El operador asume todo lo aeronáutico: la flota, los pilotos, la evaluación de riesgos, el seguro, la autorización y la decisión de volar o no. En UMILES, además, el equipo que opera los drones es nuestro: no subcontratamos el vuelo, y nos encargamos de los permisos ante las autoridades aeronáuticas y ante el ayuntamiento.

Lo demás es del organizador, porque depende de quien manda en el recinto: que el espacio esté despejado, que el público esté donde debe, que luces y sonido respondan a tiempo y que la seguridad del evento sepa qué va a pasar. Qué no se puede delegar lo explicamos en quién decide y qué se firma en un espectáculo de drones; aquí vamos a lo práctico del día.

El espacio de despegue: reservado, cerrado y despejado

La zona de despegue se decide antes, con la ubicación exacta. El día del espectáculo toca que exista de verdad, tal y como se acordó.

• Reservada para todo el día, no solo para la hora del vuelo. El montaje de la flota empieza con bastante antelación y necesita la zona libre desde que llega el equipo hasta que se recoge el último dron.
• Sin vehículos, escenarios ni carpas nuevas. Es habitual que ese día aparezca algo que no estaba previsto: un camión de catering, una furgoneta aparcada, una carpa de última hora. Lo que ocupe la zona o el volumen aéreo que hay encima obliga a replantear.
• Cerrada al público. Con vallas o con personal, según el recinto. La gente se acerca a mirar el montaje, y es normal, pero no puede entrar.
• Con acceso para el equipo. Que el vehículo del operador pueda llegar hasta la zona y que quien controla los accesos del recinto sepa que tiene que dejarle pasar.

Dónde se coloca el público, y dónde se ve mejor

Aquí hay dos cosas distintas que se suelen mezclar. La primera es dónde no puede estar el público: la distancia de seguridad entre la gente y la zona de vuelo. Esa distancia no la elige el organizador ni la negocia el operador: la fija la autorización de la operación, y puede cambiar de un sitio a otro. Tu trabajo es que se respete: que el perímetro que marca la autorización esté señalizado y vigilado durante todo el vuelo.

La segunda es dónde conviene que esté el público para ver bien la figura. Las figuras se diseñan orientadas, tienen un frente, y desde un lateral se leen peor. Cómo influye eso en el diseño está en cuántos drones lleva un espectáculo. El día del evento, lo práctico es esto:

• Señalar la zona buena. Si el recinto es grande, la gente se reparte donde puede. Unos carteles, el personal de sala o un aviso por megafonía que diga «el espectáculo se ve mejor desde aquí» concentran al público en el frente de la figura.
• No poner obstáculos en la línea de visión. Pantallas, torres de luz o escenarios entre el público y el cielo tapan justo la parte baja de las figuras.

Las luces: qué hay que apagar y qué no

Los drones dibujan con luz: cuanto más oscuro esté el cielo detrás de las figuras, mejor se leen. Eso no significa dejar el recinto a oscuras, sino controlar lo que compite con el espectáculo:

• Focos y cañones apuntando al cielo. Son lo que más estorba: iluminan justo donde se dibuja. Si el evento los tiene, hay que poder apagarlos durante el vuelo.
• Pantallas grandes y luces de escenario. Bajarlas o dejarlas en un tono neutro ayuda a que la mirada se vaya arriba.
• El alumbrado público. Si el espectáculo es en la calle o en un parque, apagar una parte del alumbrado es una decisión del ayuntamiento y de su servicio de alumbrado, y hay que pedirla con antelación. No siempre es necesario: depende de dónde esté el público y hacia dónde mire. Lo que sí hay que mantener es la luz de las zonas de paso y de las salidas.

Y lo más importante: alguien del evento al mando de las luces, conectado con el operador, que sepa cuándo apagar y cuándo volver a encender. Si nadie tiene ese encargo, las luces se quedan como estaban.

El sonido: la música la pone el evento

La mayoría de los espectáculos van sincronizados con una banda sonora, y la sincronización se prepara antes, en el diseño. Pero el sonido que escucha el público no sale de los drones: sale del equipo de sonido del evento. Por eso hay tres cosas que dependen del organizador:

• Una megafonía que llegue a donde está el público. En una explanada o a lo largo de un paseo, el sonido del escenario puede no alcanzar. Hay que comprobar que la música se oye desde la zona buena de visión.
• Quién lanza la pista y a qué señal. Se acuerda antes con el operador: qué archivo, desde qué equipo y con qué aviso. Si el técnico de sonido no sabe que le toca a él, la música arranca tarde o a destiempo.
• Una prueba con el equipo real. Con la pista final, en el equipo que se va a usar esa noche, antes de que llegue el público.

Si hay presentador, que tenga escrita la frase que da paso al espectáculo. Un silencio largo con el público mirando al cielo sin saber si ya ha empezado se hace eterno.

Policía local, protección civil y seguridad del evento

Un espectáculo de drones no se organiza aparte del dispositivo de seguridad del evento: entra en él. Si el evento ya cuenta con policía local, protección civil o seguridad privada, todos tienen que saber lo mismo y con tiempo:

• Dónde está la zona de despegue y qué perímetro hay que mantener durante el vuelo.
• A qué hora empieza, cuánto dura aproximadamente y qué se hace si hay que retrasarlo.
• Cómo se comunica el equipo del operador con el responsable de seguridad durante el espectáculo, y quién es ese responsable.
• Qué pasa si alguien entra en la zona restringida o si aparece un dron que no es del espectáculo.

Lo más útil es una reunión breve el mismo día, antes de abrir puertas, entre el responsable del operador y los de cada cuerpo. Los cortes de calles y la ocupación de la vía pública, en cambio, se tramitan mucho antes, y son del organizador.

Qué contarle al público antes de que llegue

La gente que sabe a qué hora es y dónde ponerse ve un espectáculo mejor, y además se mueve con más orden. Merece la pena comunicarlo en el programa, en las redes del evento y por megafonía:

• La hora, con un margen. Mejor «en torno a las diez» que una hora exacta: el espectáculo va ligado a la oscuridad y a la decisión técnica del momento, y puede moverse unos minutos.
• Dónde colocarse. La zona desde la que mejor se ve, y cuáles están cerradas.
• Que no se puede volar ningún dron propio. Ni para grabarlo desde arriba. El espacio aéreo del espectáculo está reservado para la operación autorizada.
• Qué pasa si hace mal tiempo. Dónde se anunciará un retraso o un cambio, para que nadie se quede esperando sin información.

Qué hace el equipo del operador ese día

Para que el organizador pueda planificar su parte, ayuda saber qué está pasando al otro lado. El equipo del operador llega con antelación, monta la flota en la zona de despegue, hace las comprobaciones técnicas de los drones y del entorno y sigue la meteorología durante toda la jornada.

La decisión de volar la toma el operador con criterio técnico y según los límites que fija la autorización. No es comercial ni se negocia esa noche; lo que sí se puede gestionar es la ventana, retrasando o adelantando el pase dentro de lo pactado. Qué ocurre exactamente con la lluvia y el viento lo contamos en qué pasa con un espectáculo de drones si llueve o hace viento.

Lo que no hay que hacer

• No invadir la zona de despegue ni el perímetro de seguridad, tampoco el personal del propio evento ni los invitados especiales que quieren verlo de cerca.
• No volar otros drones. Ni el de la productora que graba el evento, salvo que esté coordinado con el operador desde el principio. Desde tierra sí se puede grabar.
• No cambiar la ubicación el mismo día. La autorización va ligada al sitio. Mover el espectáculo unos metros por comodidad no es un detalle: puede dejarlo fuera de lo autorizado.
• No prometer al público que se vuela pase lo que pase.

Preguntas frecuentes

¿A qué distancia tiene que estar el público?

La que fije la autorización de la operación para ese sitio concreto. No hay una cifra única que valga para todos los espectáculos, y el organizador la recibe del operador antes del evento para poder señalizarla.

¿Quién decide si se retrasa?

El operador, con criterio técnico. El organizador decide cómo se comunica al público y cómo encaja el retraso en el programa, así que conviene acordar de antemano hasta cuándo se puede esperar.

La lista de la semana del espectáculo

Repásala unos días antes con tu equipo y con el operador:

• Zona de despegue reservada todo el día, con acceso para el equipo y cerrada al público.
• Perímetro de seguridad señalizado según la autorización, y personal para vigilarlo.
• Zona buena de visión marcada y sin obstáculos.
• Responsable de luces y de sonido, con la señal de inicio acordada y una prueba hecha.
• Policía local, protección civil y seguridad informadas, con reunión el mismo día.
• Hora con margen, zona de visión y prohibición de volar drones comunicadas al público.
• Un único interlocutor con el operador, localizable y en el mismo sitio durante el vuelo.

Un espectáculo que sale bien casi siempre se ha ganado en tierra. En UMILES llevamos más de 500 espectáculos en más de 15 países, y la logística del día la hablamos con cada organizador antes de que llegue. Cuéntanos tu evento y te decimos qué vas a necesitar preparar.