Organizar um espetáculo de drones: o que preparar para o dia

Quando já está tudo assinado, a data fechada e a autorização em curso, a quem organiza fica a parte que ninguém explicou: o que tem de estar pronto no dia do voo. Não a parte aeronáutica, que é do operador, mas tudo o que rodeia o espetáculo e depende de quem controla o evento.

É disso que trata este artigo. Se lhe cabe organizar um espetáculo de drones por uma câmara municipal, uma agência ou o departamento de eventos de uma empresa, aqui está a logística do dia vista do seu lado: a zona de descolagem, onde colocar o público, as luzes, o som, a coordenação com a segurança e o que dizer às pessoas antes de chegarem.

O que é do operador e o que é seu

O operador assume tudo o que é aeronáutico: a frota, os pilotos, a avaliação de riscos, o seguro, a autorização e a decisão de voar ou não. Na UMILES, além disso, a equipa que pilota os drones é nossa: não subcontratamos o voo, e tratamos das licenças junto das autoridades aeronáuticas e da câmara municipal.

O resto é de quem organiza, porque depende de quem manda no recinto: que o espaço esteja desimpedido, que o público esteja onde deve, que luzes e som respondam na hora certa e que a segurança do evento saiba o que vai acontecer. O que não se pode delegar explicamos em quem decide e o que se assina num espetáculo de drones. Aqui ficamos pelo lado prático do dia.

A zona de descolagem: reservada, fechada e desimpedida

A zona de descolagem acorda-se antes, com a localização exata. No dia do espetáculo, o que importa é que exista mesmo, tal como foi acordado.

• Reservada o dia todo, não só à hora do voo. A montagem da frota começa com muita antecedência, e a zona tem de estar livre desde que chega a equipa até se recolher o último drone.
• Sem veículos, palcos ou tendas novos. Nesse dia costuma aparecer algo que não estava previsto: um camião do catering, uma carrinha estacionada, uma tenda de última hora. Tudo o que ocupe a zona ou o espaço aéreo por cima obriga a repensar.
• Fechada ao público. Com grades ou com pessoal, conforme o recinto. As pessoas aproximam-se para ver a montagem, o que é normal, mas não podem entrar.
• Com acesso para a equipa. O veículo do operador tem de chegar à zona, e quem controla os acessos tem de saber que o deve deixar passar.

Onde fica o público, e de onde se vê melhor

Aqui misturam-se muitas vezes duas coisas diferentes. A primeira é onde o público não pode estar: a distância de segurança entre as pessoas e a zona de voo. Essa distância não é escolhida por quem organiza nem negociada pelo operador: é fixada pela autorização da operação, e pode mudar de um local para outro. O seu trabalho é garantir que se respeita, com o perímetro sinalizado e vigiado durante todo o voo.

A segunda é onde convém que esteja o público para ver bem a figura. As figuras desenham-se orientadas, têm uma frente, e de lado leem-se pior. Como isso pesa no desenho está em quantos drones leva um espetáculo. No dia do evento, na prática:

• Indicar o sítio bom. Num recinto grande, as pessoas espalham-se por onde podem. Alguns cartazes, o pessoal de sala ou um aviso a dizer «o espetáculo vê-se melhor daqui» juntam o público em frente à figura.
• Deixar a linha de visão livre. Ecrãs, torres de luz ou palcos entre o público e o céu tapam precisamente a parte de baixo das figuras.
• Pensar na saída. No fim, toda a gente se mexe ao mesmo tempo. Se o espetáculo fecha o evento, o plano de saída tem de contar com esse momento.

As luzes: o que apagar e o que não

Os drones desenham com luz: quanto mais escuro estiver o céu por trás das figuras, melhor se leem. Isso não significa deixar o recinto às escuras, mas controlar o que compete com o espetáculo:

• Focos e projetores apontados ao céu. São o que mais atrapalha, porque iluminam exatamente onde se desenha. Se o evento os tiver, têm de ser apagados durante o voo.
• Ecrãs grandes e luzes de palco. Baixá-los ou deixá-los num tom neutro ajuda o olhar a subir.
• A iluminação pública. Se o espetáculo for na rua ou num parque, apagar parte dela é uma decisão da câmara municipal e tem de ser pedida com antecedência. Nem sempre é preciso: depende de onde está o público e para onde olha. Passagens e saídas continuam iluminadas.

E o mais importante: alguém do evento responsável pelas luzes, em contacto com o operador, que saiba quando apagar e quando voltar a acender. Se ninguém tiver essa tarefa, as luzes ficam como estavam.

O som: a música é do evento

A maioria dos espetáculos vai sincronizada com uma banda sonora, e a sincronização prepara-se antes, no desenho. Mas o som que o público ouve não sai dos drones: sai do sistema de som do evento. Por isso há três coisas que dependem de quem organiza:

• Uma sonorização que chegue ao público. Num largo ou ao longo de uma marginal, o som do palco principal pode não chegar. Há que confirmar que a música se ouve da zona de visão boa.
• Quem lança a faixa, e a que sinal. Acorda-se antes com o operador: que ficheiro, de que mesa e com que aviso. Se o técnico de som não souber que é a vez dele, a música arranca tarde ou fora de tempo.
• Um teste com o equipamento real. Com a faixa final, no sistema que vai ser usado nessa noite, antes de o público chegar.

Se houver apresentador, que tenha por escrito a frase que dá entrada ao espetáculo. Um silêncio longo, com o público a olhar para o céu sem saber se já começou, parece não ter fim.

Polícia municipal, proteção civil e segurança do evento

Um espetáculo de drones não se organiza à parte do dispositivo de segurança do evento: entra nele. Se o evento já conta com polícia, proteção civil ou segurança privada, todos têm de saber o mesmo, e a tempo:

• Onde fica a zona de descolagem e que perímetro há que manter durante o voo.
• A que horas começa, quanto dura mais ou menos e o que se faz se tiver de ser adiado.
• Como a equipa do operador comunica com o responsável de segurança durante o espetáculo, e quem é essa pessoa.
• O que acontece se alguém entrar na zona interdita ou se aparecer um drone que não é do espetáculo.

O mais útil é uma reunião curta no próprio dia, antes de abrir portas, entre o responsável do operador e os de cada entidade. Os cortes de trânsito e a ocupação da via pública, pelo contrário, tratam-se muito antes, e são de quem organiza.

O que dizer ao público antes de chegar

Quem sabe a que horas é e onde se pôr vê um espetáculo melhor, e move-se com mais ordem. Vale a pena comunicá-lo no programa, nas redes do evento e pelo sistema de som:

• A hora, com margem. Mais vale «por volta das dez» do que um minuto exato: o espetáculo depende do escuro e da decisão técnica do momento, e pode mexer um pouco.
• Onde se colocar. A zona de onde se vê melhor, e quais estão fechadas.
• Que ninguém pode voar um drone próprio. Nem para o filmar de cima. O espaço aéreo do espetáculo está reservado à operação autorizada.
• O que acontece se o tempo mudar. Onde vai ser anunciado um atraso ou uma alteração, para ninguém ficar à espera sem informação.

O que faz a equipa do operador nesse dia

Para planear a sua parte, ajuda saber o que se passa do outro lado. A equipa do operador chega cedo, monta a frota na zona de descolagem, faz as verificações técnicas aos drones e ao local e acompanha a meteorologia durante todo o dia.

A decisão de voar é do operador, com critério técnico e dentro dos limites que a autorização fixa. Não é comercial nem se negoceia nessa noite; o que se pode gerir é a janela, antecipando ou atrasando o momento dentro do que foi acordado.

O que não fazer

• Não entrar na zona de descolagem nem no perímetro de segurança, e isso inclui o pessoal do evento e os convidados especiais que o querem ver de perto.
• Não voar outros drones. Nem o da produtora que filma o evento, a não ser que esteja coordenado com o operador desde o início. Filmar a partir do chão, sim.
• Não mudar a localização no próprio dia. A autorização está ligada ao local. Mudar o espetáculo uns metros por conveniência não é um pormenor: pode deixá-lo fora do que foi autorizado.
• Não prometer ao público que se voa aconteça o que acontecer.

Perguntas frequentes

A que distância tem de estar o público?

A que a autorização da operação fixar para aquele local concreto. Não há um número único que sirva para todos os espetáculos: quem organiza recebe-o do operador antes do evento, para o poder sinalizar.

É preciso apagar todas as luzes?

Não. O que atrapalha são as luzes apontadas ao céu ou mesmo por trás das figuras. Passagens e saídas continuam iluminadas.

Quem decide se se adia?

O operador, com critério técnico. Quem organiza decide como o comunica ao público e como encaixa o atraso no programa, por isso convém acordar antes até quando se pode esperar.

A lista da semana do espetáculo

Reveja-a uns dias antes com a sua equipa e com o operador:

• Zona de descolagem reservada o dia todo, acessível à equipa e fechada ao público.
• Perímetro de segurança sinalizado segundo a autorização, com pessoal a vigiá-lo.
• Zona de visão boa assinalada e sem obstáculos.
• Um responsável por luzes e som, com o sinal de início acordado e um teste feito.
• Polícia, proteção civil e segurança informadas, com reunião no próprio dia.
• Hora com margem, zona de visão e proibição de drones comunicadas ao público.
• Um único interlocutor com o operador, contactável e no local durante o voo.

Um espetáculo que corre bem quase sempre se ganhou em terra. Na UMILES já fizemos mais de 500 espetáculos em mais de 15 países, e a logística do dia falamo-la com cada organizador antes de ele chegar. Fale-nos do seu evento e dizemos-lhe o que vai precisar de preparar.