Ogni autunno, in molti uffici eventi si ripete la stessa scena: il programma di Natale è chiuso a metà, qualcuno propone uno spettacolo di droni a Natale per l’accensione delle luminarie, per Capodanno o per l’Epifania, e la domanda che segue è sempre la stessa. Siamo ancora in tempo?
La risposta dipende meno dallo spettacolo che dall’ordine in cui si prendono le decisioni. Tra tutti i pezzi del programma natalizio, è quello che dipende di più da cose che chi programma non controlla: un luogo preciso, una data precisa, un’autorizzazione legata a entrambi e il tempo che farà quella sera. Se queste quattro cose si decidono nell’ordine giusto, c’è margine. Se si decidono al contrario, il margine sparisce da solo.
Qui non si parla di prezzo né di quanti droni servono: sono già trattati in altri articoli. Si parla di quello che è proprio di queste date: perché il calendario si riempie prima, che cosa va deciso per primo, che cosa cambia d’inverno e come si inserisce il volo accanto a un corteo, al conto alla rovescia di mezzanotte o ai fuochi.
State già chiudendo il programma di Natale?
Dateci la data e il luogo e vi diciamo che cosa è possibile lì, con quale flotta e quali pratiche comporta. La proposta, in meno di 48 ore.
Perché a Natale il calendario si riempie prima
Nel resto dell’anno le feste di ogni città cadono in settimane diverse e il calendario si distribuisce da solo. A Natale no. Tutti vogliono le stesse quattro o cinque sere: l’accensione delle luminarie, un fine settimana di dicembre, la notte di Capodanno e i giorni dell’Epifania. Comuni, centri commerciali, hotel e aziende chiedono tutti insieme, e per la stessa settimana.
Uno spettacolo di droni non si sdoppia. Ognuno ha bisogno della sua flotta montata sul suo sito e della sua squadra di piloti quella stessa sera, quindi le date più richieste si assegnano in ordine di arrivo, e le prime confermate sono quelle con luogo e data già chiusi, non quelle che hanno solo chiesto un prezzo.
C’è anche un motivo più amministrativo, utile per un Comune, il cui bilancio segue l’anno solare. Dicembre e gennaio cadono in esercizi diversi. Uno spettacolo per Capodanno esce dal capitolo di quest’anno; uno per l’Epifania, da quello dell’anno prossimo. Se l’idea è fare entrambi, conviene chiedere presto su quale capitolo va ciascuno, perché è una di quelle cose che si scoprono tardi.
Che cosa decidere, e in quale ordine
Quasi tutti i progetti natalizi che vanno bene seguono la stessa sequenza. E quasi tutti quelli che si complicano sono partiti dal progetto grafico, che è la parte più attraente e la meno urgente.
1. La sera, e l’ora esatta
«A Natale» non basta. Servono la data e l’ora, perché da lì dipende tutto il resto. A dicembre fa buio presto, e questo aiuta: uno spettacolo in prima serata lo vede il pubblico delle famiglie, con i bambini, senza aspettare tardi. A Capodanno, invece, il momento di solito lo detta la mezzanotte. Due pubblici diversi e due modi diversi di costruire il programma.
2. Il luogo
La piazza che a dicembre sembra ovvia è spesso la più complicata. È quella con l’albero, le luminarie tese da una facciata all’altra, le casette del mercatino e più gente che in qualsiasi altra sera dell’anno. Uno spettacolo ha bisogno di una zona di decollo separata dal pubblico e di uno spazio di volo libero, e a volte si trova in piazza, a volte a qualche centinaio di metri, in un parco o in un’area aperta da cui si vede altrettanto bene.
Per questo il luogo si decide prima di tutto, e si decide con chi volerà. Il caso comunale è sviluppato nella pagina spettacoli di droni per città e feste.
3. I permessi
L’autorizzazione aeronautica è legata a un luogo e a una data. Se uno dei due cambia, quella parte ricomincia da capo, e a dicembre raramente c’è tempo per ricominciare due volte. Che cosa si richiede, a chi e perché non si improvvisa è spiegato in permessi per uno spettacolo di droni.
Ci occupiamo della gestione integrale dei permessi presso le autorità aeronautiche e presso il Comune. A seconda di dove e come si vola, la pratica va a un ente o a un altro; di questo ci occupiamo noi. Dal lato dell’organizzatore restano i permessi propri dell’evento (occupazione di suolo pubblico, chiusure, orari), che a Natale si incrociano con quelli di mercatini, luminarie e cortei. La divisione completa è in chi decide e che cosa si firma.
4. Il progetto creativo
Solo adesso. Con luogo, data e pratiche avviate, il progetto ha tutto l’autunno davanti. E qui c’è un consiglio che vale soprattutto a Natale: la stella, l’albero e i Re Magi il pubblico li vedrà in molti posti. Quello che si ricorda è ciò che può succedere solo in quel cielo: il campanile, lo stemma della città, il nome del quartiere, una figura che racconti qualcosa del luogo.
Quante figure ci stanno e con quanti droni si realizzano dipende da che cosa si vuole raccontare. Lo spieghiamo in quanti droni servono per uno spettacolo; come riferimento, lavoriamo da 150 droni fino a 7.000.
Luogo e data prima del progetto
È l’ordine che lascia margine a dicembre. Il progetto si fa in settimane; un cambio di luogo all’ultimo obbliga a rifare le pratiche.
L’inverno: freddo, vento e sere senza data di riserva
I droni volano anche d’inverno, e gli spettacoli natalizi si fanno ogni anno. Ma il meteo di dicembre chiede due cose che ad agosto si danno per scontate.
La prima è tecnica. Il freddo penalizza le batterie e il vento delle notti invernali può superare i limiti dell’operazione. La decisione se volare la prende l’operatore il giorno stesso, con criterio di sicurezza ed entro i limiti dell’autorizzazione. Non è una decisione commerciale e non si negozia quella sera.
La seconda riguarda il calendario, ed è quella che più spesso si trascura. In una festa patronale d’estate, se una sera non si può volare, si passa alla successiva. Capodanno non ha una sera dopo. Quindi il piano alternativo va pensato in un altro modo: una finestra oraria più ampia quella stessa notte, un’altra sera del programma natalizio per lo stesso spettacolo, o che cosa succede se alla fine non si vola. Va concordato per iscritto prima di firmare, non il 31 alle dieci di sera.
Con il corteo, il conto alla rovescia o i fuochi
A Natale lo spettacolo quasi mai è da solo: entra in un programma che ha già il suo ritmo. Queste sono le tre combinazioni che si propongono più spesso.
Un corteo o una sfilata
Dove il programma prevede un corteo, per l’Epifania o per l’arrivo di Babbo Natale, vale una regola: il corteo si muove e accumula ritardi, lo spettacolo no. Ha un luogo fisso e una finestra di volo precisa. Per questo funziona meglio nel punto in cui finisce il percorso, come chiusura o come accoglienza, che a metà strada, dove il pubblico è sparso su più vie e guarda i carri. Chi organizza il corteo e chi organizza il volo devono parlare di orari dall’inizio e lasciare un margine per i ritardi.
Il conto alla rovescia di Capodanno
A Capodanno l’ora non è negoziabile, e questo semplifica una decisione: se lo spettacolo va prima o dopo la mezzanotte. Prima, può fare da conto alla rovescia e accompagnare la piazza fino al brindisi. Dopo, è la festa. Funzionano entrambe, ma non si progettano allo stesso modo, e bisogna saperlo prima di iniziare il progetto, non dopo.
I fuochi d’artificio
Molti Comuni hanno una tradizione pirotecnica in queste date, e non serve rinunciarci. Lo spettacolo di droni si può combinare con la pirotecnia nella stessa sera, ognuno dove funziona meglio. I droni portano le figure, i testi e il racconto; i fuochi, quello che i fuochi sanno fare. Quando conviene l’uno o l’altro lo confrontiamo in spettacolo di droni o fuochi d’artificio, e la risposta più frequente a Natale è entrambi nella stessa sera, ben ordinati.
Domande frequenti
Si può usare lo stesso spettacolo a Capodanno e all’Epifania?
Il progetto sì, e questo fa risparmiare. Le pratiche no: ogni luogo e ogni data sono una pratica a sé. Se si vogliono entrambe le sere, meglio impostarle insieme fin dall’inizio.
Le luminarie danno fastidio?
Sono una delle cose che si verificano nello studio del luogo, insieme a cavi, gru e strutture temporanee. A volte obbligano a spostare la zona di decollo; raramente impediscono lo spettacolo.
E se il Comune non ha ancora approvato il bilancio?
Nel frattempo si può andare avanti con lo studio del luogo e con il progetto. Quello che non conviene è aspettare l’ultimo momento per confermare data e luogo, perché è ciò che avvia le pratiche. L’anticipo in generale lo trattiamo in quanto costa uno spettacolo di droni.
La squadra è interna o in subappalto?
Nel nostro caso, interna. Progettiamo, costruiamo e facciamo volare i nostri droni, e la squadra che li opera è nostra: non subappaltiamo il volo. Abbiamo realizzato più di 500 spettacoli, e molti di quelli comunali si decidono proprio così: con il programma chiuso a metà e il Natale alle porte.
Che cosa avere prima di chiamare
Quattro cose: la sera e l’ora, il luogo (o le due o tre opzioni in discussione), in quale momento del programma va —accensione, corteo, conto alla rovescia— e chi deve approvare il progetto. Con questo si può già dire che cosa è possibile e in quali tempi.
Il resto si risolve strada facendo. Raccontateci il vostro Natale e vi diciamo che cosa si può fare in quel luogo, quella sera e con quale margine.
Il vostro Natale, con data e luogo chiusi in tempo
- ✓Proposta in meno di 48 ore, con quello che è possibile nel vostro luogo
- ✓Gestione integrale dei permessi presso le autorità aeronautiche
- ✓Squadra e droni propri: non subappaltiamo il volo
- ✓Un piano per la sera senza data di riserva, per iscritto prima di firmare
Avete già sera e luogo? Raccontaci il tuo evento
