Contratar um espetáculo de drones: quem decide e o que se assina

A maioria dos artigos sobre como contratar um espetáculo de drones explica o que faz o fornecedor. Este explica a outra metade: o que tem de resolver quem o compra. Normalmente uma pessoa com um orçamento para defender, um calendário que não controla por completo e várias assinaturas acima da sua.

Porque o motivo pelo qual um projeto cai raramente é técnico. Quase nunca é que não se possa voar. É que a decisão chegou tarde, que faltava uma assinatura que ninguém tinha identificado ou que o espaço que se dava como garantido afinal não estava disponível nessa noite.

É disto que se trata: quem decide em cada tipo de organização, que documentos se cruzam, que prazos manda cada parte e que parte do trabalho não se pode delegar no fornecedor por muito que se queira.

Quem decide, consoante quem contrata

Autarquia ou entidade pública

É o comprador mais frequente nas festas de cidade. Aqui o condicionante não é o gosto, é o procedimento: há uma rubrica orçamental, um prazo administrativo e uma forma concreta de adjudicar que não é decidida por quem organiza as festas.

A consequência prática é que o calendário é marcado pela parte administrativa, não pela artística. Quando alguém pergunta em maio por um espetáculo para agosto, o problema não costuma ser a frota: é que o processo não chega.

Marca ou empresa

Aqui a decisão é mais rápida mas tem mais interlocutores. O marketing propõe, a direção aprova, e há um terceiro que quase sempre aparece tarde: quem guarda a identidade visual. Se o espetáculo vai desenhar o logótipo, essa pessoa tem de validar a adaptação gráfica, e é melhor que entre na conversa no início.

O caso está desenvolvido em espetáculo de drones para eventos corporativos, incluindo contra o que compete na mesma rubrica.

Agência ou produtora

A agência não é quem paga, é quem responde. A sua preocupação real é que a peça encaixe num guião de evento com os minutos contados e que ninguém lhe dê uma surpresa no dia da montagem.

Com uma agência, a informação que mais se agradece não é o preço: são os tempos exatos —quanto dura a montagem, quando tem de estar o espaço livre, com que antecedência se decide se se voa—.

O que se assina, e o que deve dizer

• O que acontece se não se puder voar. Ponto um. Tem de dizer com clareza quem decide, com que critério e o que acontece então.
• O que inclui exatamente. Número de aeronaves, minutos, quantas figuras e quantas são à medida, e se a filmagem do espetáculo entra ou é à parte.
• Quem assume a parte aeronáutica. Registo, formação dos pilotos, avaliação de riscos, seguro e autorização. Desenvolvido em licenças para um espetáculo de drones.
• Quantas revisões do desenho estão incluídas. Refazer uma figura à última hora é caro e sai pior.

O que não pode delegar

• O espaço, confirmado. Não basta que exista: tem de estar disponível nessa noite, com licença de quem for o titular, e com o perímetro livre durante o voo.
• A decisão do horário. O espetáculo está preso ao anoitecer dessa data.
• As licenças próprias do evento. Ocupação de espaço público, horários, cortes. As aeronáuticas são do operador.
• O conteúdo aprovado. O que se desenha e com que texto tem de ser validado por quem o possa validar, com nome próprio.

A ordem que funciona

1. Confirma-se localização e data.
2. Estuda-se o enquadramento aeronáutico desse ponto exato.
3. Define-se o que se quer contar e dimensiona-se a frota.
4. Fecha-se o orçamento com o desdobramento por rubricas.
5. Licenciamento, desenho e simulação.
6. Montagem e voo, com a decisão meteorológica no próprio dia.

O erro clássico é começar pelo passo quatro: pedir preço sem localização. O que se recebe então é uma faixa de catálogo que depois se ajusta, e esse ajuste vai sempre para cima.

Perguntas frequentes

Com que antecedência se deve contratar?

Quanto mais cedo, e o prazo é marcado pelo licenciamento, não pela produção.

Quem decide no dia se se voa?

O operador, com critério técnico e segundo os limites da autorização. Não é uma decisão comercial nem negociável nessa noite.

Posso contratar só o espetáculo e filmá-lo por minha conta?

Sim, mas avise antes. Filmar um espetáculo aéreo tem condições de pouca luz e posições concretas.

E se mudar a localização depois de assinar?

Há que refazer o estudo do enquadramento e, conforme o caso, o licenciamento. A autorização está ligada ao local.

O que convém levar à primeira reunião

Três dados e uma pergunta. Os dados: localização exata, data aproximada e o que quer que as pessoas recordem. A pergunta: o que acontece se não se puder voar.

Conte-nos e devolvemos-lhe o que é possível nesse sítio, com que frota e em que prazos.