Il giorno dello spettacolo di droni: cosa prepara chi organizza

Quando tutto è firmato, la data è fissata e l’autorizzazione è in corso, a chi organizza resta la parte che nessuno gli ha spiegato: che cosa deve essere pronto il giorno del volo. Non la parte aeronautica, che spetta all’operatore, ma tutto ciò che sta intorno allo spettacolo e che dipende da chi gestisce l’evento.

Questo articolo parla di questo. Se ti tocca preparare il giorno dello spettacolo di droni per un comune, un’agenzia o l’ufficio eventi di un’azienda, qui trovi la logistica della giornata vista dalla tua parte: l’area di decollo, dove mettere il pubblico, le luci, l’audio, il coordinamento con la sicurezza e che cosa comunicare alla gente prima che arrivi.

Che cosa spetta all’operatore e che cosa spetta a te

L’operatore si occupa di tutto ciò che è aeronautico: la flotta, i piloti, la valutazione dei rischi, l’assicurazione, l’autorizzazione e la decisione di volare o no. In UMILES, in più, la squadra che fa volare i droni è nostra: non subappaltiamo il volo, e ci occupiamo dei permessi presso le autorità aeronautiche e il comune.

Il resto spetta a chi organizza, perché dipende da chi comanda nello spazio: che l’area sia sgombra, che il pubblico stia dove deve stare, che luci e audio rispondano al momento giusto e che la sicurezza dell’evento sappia che cosa succederà. Che cosa non si può delegare lo spieghiamo in chi decide e che cosa si firma in uno spettacolo di droni. Qui restiamo sul pratico della giornata.

L’area di decollo: riservata, chiusa e sgombra

L’area di decollo si concorda prima, con la posizione esatta. Il giorno dello spettacolo bisogna assicurarsi che ci sia davvero, così come è stata concordata.

• Riservata per tutto il giorno, non solo all’ora del volo. Il montaggio della flotta comincia con largo anticipo, e l’area deve restare libera da quando arriva la squadra a quando si ritira l’ultimo drone.
• Niente veicoli, palchi o gazebo aggiunti. Quel giorno capita spesso che compaia qualcosa di non previsto: un camion del catering, un furgone parcheggiato, un gazebo dell’ultima ora. Qualsiasi cosa occupi l’area o lo spazio aereo sopra obbliga a ripensare.
• Chiusa al pubblico. Con transenne o con personale, a seconda dello spazio. La gente si avvicina a guardare il montaggio, ed è normale, ma non può entrare.
• Accessibile alla squadra. Il mezzo dell’operatore deve poter arrivare fino all’area, e chi controlla gli accessi deve sapere che va fatto passare.

Dove si mette il pubblico, e da dove si vede meglio

Qui si confondono spesso due cose diverse. La prima è dove il pubblico non può stare: la distanza di sicurezza tra le persone e l’area di volo. Quella distanza non la sceglie chi organizza né la negozia l’operatore: la fissa l’autorizzazione dell’operazione, e può cambiare da un luogo all’altro. Il tuo compito è farla rispettare, con il perimetro segnalato e sorvegliato per tutto il volo.

La seconda è dove conviene che stia il pubblico per vedere bene la figura. Le figure si disegnano orientate, hanno un fronte, e di lato si leggono peggio. Come incide sul progetto lo trovi in quanti droni servono per uno spettacolo. Il giorno dell’evento, in pratica:

• Indicare il punto giusto. In uno spazio grande la gente si distribuisce dove può. Qualche cartello, il personale di sala o un annuncio che dica «lo spettacolo si vede meglio da qui» raccolgono il pubblico davanti alla figura.
• Lasciare libera la visuale. Schermi, torri luci o palchi tra il pubblico e il cielo coprono proprio la parte bassa delle figure.
• Pensare al deflusso. Alla fine si muovono tutti insieme. Se lo spettacolo chiude l’evento, il piano di uscita deve tenerne conto.

Le luci: che cosa spegnere e che cosa no

I droni disegnano con la luce: più il cielo dietro le figure è buio, meglio si leggono. Non significa lasciare lo spazio al buio, ma tenere sotto controllo ciò che fa concorrenza allo spettacolo:

• Fari e proiettori puntati verso il cielo. Sono i più fastidiosi, perché illuminano esattamente dove si disegna. Se l’evento li ha, vanno spenti durante il volo.
• Maxischermi e luci di scena. Abbassarli o lasciarli su un tono neutro aiuta lo sguardo ad andare verso l’alto.
• L’illuminazione pubblica. Se lo spettacolo è in strada o in un parco, spegnerne una parte è una decisione del comune e va chiesta con anticipo. Non sempre serve: dipende da dove sta il pubblico e da dove guarda. Passaggi e uscite restano illuminati.

E soprattutto: una persona dell’evento responsabile delle luci, in contatto con l’operatore, che sappia quando spegnere e quando riaccendere. Se nessuno ha questo incarico, le luci restano come sono.

L’audio: la musica la mette l’evento

La maggior parte degli spettacoli è sincronizzata con una colonna sonora, e la sincronizzazione si prepara prima, in fase di progetto. Ma il suono che sente il pubblico non esce dai droni: esce dall’impianto audio dell’evento. Per questo tre cose dipendono da chi organizza:

• Un impianto che arrivi dove sta il pubblico. In una spianata o lungo un lungomare, l’audio del palco principale può non bastare. Va verificato che la musica si senta dalla zona di visione migliore.
• Chi fa partire la traccia, e a quale segnale. Si concorda prima con l’operatore: quale file, da quale postazione e con quale avviso. Se il fonico non sa che tocca a lui, la musica parte in ritardo o fuori tempo.
• Una prova con l’impianto vero. Con la traccia definitiva, sull’impianto che si userà quella sera, prima che arrivi il pubblico.

Se c’è un presentatore, che abbia per iscritto la frase che introduce lo spettacolo. Un silenzio lungo, con il pubblico a naso in su senza sapere se è già cominciato, sembra infinito.

Polizia locale, protezione civile e sicurezza dell’evento

Uno spettacolo di droni non si organizza separato dal dispositivo di sicurezza dell’evento: ne fa parte. Se l’evento ha già polizia locale, protezione civile o vigilanza privata, tutti devono sapere le stesse cose, e per tempo:

• Dov’è l’area di decollo e quale perimetro va mantenuto durante il volo.
• A che ora comincia, quanto dura più o meno e che cosa si fa se va rimandato.
• Come comunica la squadra dell’operatore con il responsabile della sicurezza durante lo spettacolo, e chi è questa persona.
• Che cosa succede se qualcuno entra nell’area interdetta o se compare un drone che non fa parte dello spettacolo.

La cosa più utile è un breve briefing il giorno stesso, prima dell’apertura, tra il responsabile dell’operatore e quelli di ciascun corpo. Chiusure stradali e occupazione del suolo pubblico, invece, si gestiscono molto prima, e spettano a chi organizza.

Che cosa comunicare al pubblico prima che arrivi

Chi sa a che ora è e dove mettersi vede uno spettacolo migliore, e si muove con più ordine. Vale la pena dirlo nel programma, sui social dell’evento e con gli annunci:

• L’orario, con un margine. Meglio «verso le dieci» che un minuto preciso: lo spettacolo dipende dal buio e dalla decisione tecnica del momento, e può slittare un poco.
• Dove mettersi. La zona da cui si vede meglio, e quali sono chiuse.
• Che non si può far volare nessun drone personale. Nemmeno per riprenderlo dall’alto. Lo spazio aereo dello spettacolo è riservato all’operazione autorizzata.
• Che cosa succede se il tempo peggiora. Dove verrà annunciato un ritardo o un cambio, perché nessuno resti ad aspettare senza notizie.

Che cosa fa la squadra dell’operatore quel giorno

Per pianificare la tua parte aiuta sapere che cosa succede dall’altra. La squadra dell’operatore arriva in anticipo, monta la flotta nell’area di decollo, fa i controlli tecnici sui droni e sull’ambiente e segue il meteo per tutta la giornata.

La decisione di volare la prende l’operatore con criterio tecnico ed entro i limiti fissati dall’autorizzazione. Non è commerciale e quella sera non si negozia; quello che si può gestire è la finestra, anticipando o posticipando il passaggio entro quanto concordato.

Che cosa non fare

• Non entrare nell’area di decollo né nel perimetro di sicurezza, e questo vale anche per lo staff dell’evento e per gli ospiti di riguardo che vogliono vederlo da vicino.
• Non far volare altri droni. Nemmeno quello della produzione che riprende l’evento, se non è coordinato con l’operatore dall’inizio. Da terra si può riprendere.
• Non cambiare posizione il giorno stesso. L’autorizzazione è legata al luogo. Spostare lo spettacolo di qualche metro per comodità non è un dettaglio: può portarlo fuori da ciò che è autorizzato.
• Non promettere al pubblico che si vola in ogni caso.

Domande frequenti

A che distanza deve stare il pubblico?

Quella che fissa l’autorizzazione dell’operazione per quel luogo preciso. Non esiste una cifra unica valida per ogni spettacolo: chi organizza la riceve dall’operatore prima dell’evento, per poterla segnalare.

Bisogna spegnere tutte le luci?

No. Danno fastidio le luci puntate verso il cielo o quelle proprio dietro le figure. Passaggi e uscite restano illuminati.

Chi decide se si rimanda?

L’operatore, con criterio tecnico. Chi organizza decide come comunicarlo al pubblico e come inserire il ritardo nel programma, quindi conviene concordare prima fino a quando si può aspettare.

La lista della settimana dello spettacolo

Ripassala qualche giorno prima con la tua squadra e con l’operatore:

• Area di decollo riservata tutto il giorno, accessibile alla squadra e chiusa al pubblico.
• Perimetro di sicurezza segnalato secondo l’autorizzazione, con personale di sorveglianza.
• Zona di visione migliore indicata e senza ostacoli.
• Un responsabile per luci e audio, con il segnale di partenza concordato e una prova fatta.
• Polizia locale, protezione civile e sicurezza informate, con briefing il giorno stesso.
• Orario con margine, zona di visione e divieto di droni comunicati al pubblico.
• Un unico referente con l’operatore, reperibile e sul posto durante il volo.

Uno spettacolo che riesce si è quasi sempre vinto a terra. In UMILES abbiamo realizzato più di 500 spettacoli in più di 15 paesi, e la logistica della giornata la affrontiamo con ogni organizzatore prima che arrivi. Raccontaci il tuo evento e ti diciamo che cosa dovrai preparare.