Come scegliere un’azienda di spettacoli di droni: cosa verificare

Quando per lo stesso evento arrivano due o tre proposte, si assomigliano parecchio. Tutte hanno un video spettacolare, un numero di droni e un prezzo. Quello che le distingue non sta in queste tre cose, ma in ciò che c’è dietro: chi vola davvero, con quale flotta, con quali documenti e che cosa succede se quella sera qualcosa non va come previsto.

Questa guida è per chi deve scegliere un’azienda di spettacoli di droni e poi rispondere della scelta: il responsabile eventi di un comune, un’agenzia che lo inserisce in un evento più ampio o l’ufficio marketing di un marchio. Non è l’elenco di ciò che promette ogni fornitore. È l’elenco di ciò che puoi verificare tu, chiedendo un documento o facendo una domanda precisa, prima di firmare.

Nessuna di queste verifiche serve a scartare qualcuno in partenza. Servono a misurare tutte le proposte con lo stesso metro, che è l’unico modo per difendere la decisione quando qualcuno chiede perché si è scelta quella e non un’altra.

1. Chi è l’operatore, e se è chi ti vende

L’azienda che firma il preventivo non è sempre quella che vola. Passare da un’agenzia, da una casa di produzione o dalla ditta di fuochi d’artificio di fiducia del comune è normale e funziona bene. Quello che conta è sapere fin dalla prima riunione quale azienda figura come operatore, perché è lei a rispondere di tutta la parte aeronautica.

Tre domande chiariscono tutto:

• Quale azienda è l’operatore? Con la ragione sociale, non con il nome commerciale dello spettacolo.
• Qual è il suo numero di registrazione come operatore? Nell’Unione europea gli operatori di droni si registrano presso l’autorità aeronautica del paese in cui hanno sede e ricevono un numero. Chiederlo non è sfiducia: ogni operatore ce l’ha a portata di mano.
• Chi presenterà la richiesta di autorizzazione per il tuo evento? Deve essere lo stesso operatore che vola, con tempo sufficiente per il luogo e la data che hai in mente.

Quali documenti devono esistere, e perché uno spettacolo sopra il pubblico richiede una pratica a sé, è spiegato in permessi per uno spettacolo di droni. Qui interessa un’altra cosa: poter vedere di chi è ogni documento.

2. Se la flotta è propria o noleggiata

Esistono entrambe le formule e nessuna è sbagliata in sé. Però cambiano due cose che ti riguardano da vicino: la disponibilità nella tua data e chi risponde dello stato dei droni.

Le serate buone sono le stesse per tutti: le feste d’estate, Natale, Capodanno, le grandi date dei marchi. Se la flotta dipende da terzi, conviene sapere se è già riservata per la tua serata o se verrà confermata più avanti, e se è condivisa tra più eventi dello stesso fine settimana.

Domande utili:

• Quanti droni avete disponibili per quella data, e quanti di riserva?
• Chi si occupa della manutenzione e del controllo della flotta prima di ogni volo?
• Se un drone non supera il controllo preliminare, con che cosa lo si sostituisce quella sera stessa?

La nostra risposta è breve: siamo un’azienda spagnola che progetta, assembla e produce i propri droni, e la squadra che li fa volare è nostra. Non noleggiamo flotte e non subappaltiamo il volo. Lo diciamo perché è la domanda che ti consigliamo di fare a tutti, anche a noi.

3. L’assicurazione: la polizza, non la parola

Tutte le proposte diranno di essere assicurate; in Spagna, per esempio, l’assicurazione di responsabilità civile è obbligatoria per operare con i droni. La differenza vera è se la polizza copre quello che volerà al tuo evento. Chiedi il certificato e guarda quattro cose:

• Il contraente. Deve essere l’azienda che figura come operatore, non un intermediario.
• La validità. In vigore nel giorno dello spettacolo, non solo oggi.
• L’oggetto. Che copra questo tipo di operazione: molti aeromobili in formazione, di notte e con pubblico.
• Il massimale. Adeguato alla scala dello spettacolo. Se la tua organizzazione prevede un minimo per i fornitori di un evento, confrontalo con quello.

E un passaggio che si dimentica spesso: avvisare chi gestisce l’assicurazione dell’evento stesso, nel caso la sua polizza debba sapere che ci saranno droni sopra il pubblico.

4. Un’esperienza che si possa verificare

Un bel video dimostra poco. Si monta, si taglia e a volte non è nemmeno dell’azienda che lo mostra. Quello che dimostra davvero l’esperienza è un caso con nome, data e luogo che puoi controllare per conto tuo: un articolo della stampa locale, il programma delle feste di quell’anno o una telefonata all’organizzatore che lo ha commissionato.

Chiedi referenze simili al tuo evento, non le più appariscenti:

• Lo stesso tipo di luogo. Un centro storico, una spiaggia, un quartiere fieristico o uno stadio pongono problemi diversi.
• Una scala simile. Aver fatto volare uno spettacolo enorme non dice come si gestisce uno raccolto, e viceversa.
• Qualcuno a cui chiedere. Se il cliente precedente è disposto a raccontarti com’è andata la serata, quella conversazione vale più di qualsiasi video.

Un esempio di referenza verificabile, la nostra: siamo stati i primi a far volare 1.000 droni in simultanea in Spagna, nel parco de La Latina a Madrid, il 2 maggio, per la festa della Comunità di Madrid. Ha una data, un luogo e un organizzatore pubblico a cui chiedere. Dietro ci sono più di 500 spettacoli in più di 15 paesi, ma per la tua decisione pesa di più un caso che puoi verificare di un totale accumulato.

5. Chi pilota e chi c’è quella sera

Uno spettacolo lo fa volare una squadra, non una persona, e conviene conoscerla prima della serata. Bastano poche domande:

• La squadra di volo è dell’azienda o viene ingaggiata per l’occasione?
• Quale formazione ha il pilota responsabile? Uno spettacolo sopra il pubblico non si fa volare con l’attestato di base di un appassionato; i dettagli sono nell’articolo sui permessi.
• Chi decide se si vola o no quella sera, e chi è il tuo unico interlocutore durante il montaggio?

L’ultima conta più di quanto sembri. Il giorno dell’evento molte persone chiedono cose contemporaneamente, e avere un nome e un numero di telefono precisi evita metà dei malintesi.

6. Il piano B, come prova di mestiere

Che cosa deve dire il contratto se non si può volare lo spieghiamo in chi decide e che cosa si firma. Qui la domanda è un’altra: se il fornitore ha il piano B già pensato o lo improvvisa quando glielo chiedi. Si capisce subito.

Un fornitore preparato risponde senza esitare a queste tre:

• Con quali condizioni di vento o pioggia non si vola, e quando si prende la decisione?
• Se si sospende, c’è una finestra la stessa sera, una data alternativa, o che cosa si fattura?
• Se un drone resta a terra dopo il controllo preliminare, lo spettacolo resta uguale?

Risposte concrete e per iscritto sono un buon segno. Un «di solito non succede» è un invito a insistere un po’.

7. Che cosa consegna, oltre al volo

Due proposte con lo stesso numero di droni possono consegnare cose molto diverse. Prima di confrontare i prezzi, metti in colonna che cosa comprende ciascuna:

• Il progetto. Quante figure sono su misura e quante di catalogo, e quante revisioni sono incluse.
• L’anteprima. Se vedrai lo spettacolo simulato prima del debutto, per approvarlo per tempo.
• La musica. Chi la sceglie, chi la sincronizza e chi si occupa dei diritti.
• Le riprese. Se il video professionale dello spettacolo è incluso o a parte. È ciò che manca di più il giorno dopo, quando bisogna mostrarlo.

Con questo in mano, i prezzi si possono finalmente confrontare. Che cosa li fa variare è spiegato in quanto costa uno spettacolo di droni.

L’elenco da portare alla riunione

1. Ragione sociale dell’operatore e numero di registrazione.
2. Chi presenta la richiesta di autorizzazione, e con quali tempi per la tua data.
3. Flotta propria o noleggiata, e droni di riserva per quella sera.
4. Certificato assicurativo: contraente, validità, oggetto e massimale.
5. Due referenze simili al tuo evento, con data, luogo e un contatto.
6. Chi compone la squadra di volo e quale formazione ha il pilota responsabile.
7. Chi decide se si vola e chi è il tuo interlocutore quella sera.
8. Piano B per iscritto: condizioni, finestra alternativa e che cosa si fattura.
9. Che cosa comprende: progetto, revisioni, anteprima, musica e riprese.

Domande frequenti

Quante proposte conviene chiedere?

Due o tre, e a tutti con le stesse informazioni di partenza: luogo esatto, data indicativa e che cosa vuoi raccontare. Se ogni fornitore lavora su dati diversi, le proposte non si possono confrontare.

Che cosa dovrebbe farmi dubitare di una proposta?

Che prometta qualsiasi figura senza aver chiesto del luogo, che non dica chi vola o che eviti la domanda sull’assicurazione. Nessuna delle tre prova qualcosa da sola, ma tutte e tre meritano una seconda conversazione.

Posso affidarlo alla mia ditta di fuochi d’artificio o alla mia agenzia?

Sì, è molto comune, e spesso ha senso perché lo spettacolo di droni si può combinare con i fuochi d’artificio nella stessa serata. Assicurati solo che all’elenco qui sopra risponda l’operatore che volerà, anche se la conversazione la porta avanti qualcun altro.

E se l’opzione più economica soddisfa tutto?

Allora è una buona opzione. L’elenco non serve a pagare di più, serve a sapere che cosa stai confrontando. Una proposta più economica che risponde bene ai nove punti è una notizia migliore di una cara che non ci risponde.