Como escolher uma empresa de espetáculos de drones: o que verificar

Quando chegam duas ou três propostas para o mesmo evento, parecem-se muito. Todas trazem um vídeo espetacular, um número de drones e um preço. O que as distingue não está nessas três coisas, mas no que está por trás: quem voa de facto, com que frota, com que papéis e o que acontece se nessa noite alguma coisa não correr como previsto.

Este guia é para quem tem de escolher uma empresa de espetáculos de drones e depois responder pela escolha: o responsável de eventos de uma câmara municipal, uma agência que o inclui num evento maior ou o departamento de marketing de uma marca. Não é a lista do que cada fornecedor promete. É a lista do que pode verificar por si, pedindo um documento ou fazendo uma pergunta concreta, antes de assinar.

Nenhuma destas verificações serve para excluir alguém à partida. Servem para medir todas as propostas pela mesma bitola, que é a única forma de defender a decisão quando alguém perguntar porque se escolheu aquela e não outra.

1. Quem é o operador, e se é quem lhe vende

A empresa que assina o orçamento nem sempre é a que voa. Contratar através de uma agência, de uma produtora ou da empresa de pirotecnia habitual da câmara é comum e funciona bem. O que importa é saber, desde a primeira reunião, que empresa figura como operador, porque é ela que responde por toda a parte aeronáutica.

Três perguntas esclarecem tudo:

• Que empresa é o operador? Com a denominação social, não com o nome comercial do espetáculo.
• Qual é o seu número de registo como operador? Na União Europeia, os operadores de drones registam-se junto da autoridade aeronáutica do país onde têm sede e recebem um número. Pedi-lo não é desconfiança: qualquer operador o tem à mão.
• Quem vai tratar da autorização do seu evento? Deve ser o mesmo operador que voa, com tempo suficiente para o local e a data que tem em mente.

Que documentos têm de existir, e porque um espetáculo sobre público precisa de um processo próprio, está explicado em licenças para um espetáculo de drones. Aqui interessa outra coisa: conseguir ver de quem é cada papel.

2. Se a frota é própria ou alugada

Existem as duas fórmulas e nenhuma é má por si. Mas mudam duas coisas que o afetam diretamente: a disponibilidade na sua data e quem responde pelo estado dos drones.

As boas noites são as mesmas para toda a gente: festas de verão, Natal, passagem de ano, grandes datas de marca. Se a frota depende de terceiros, convém saber se já está reservada para a sua noite ou se será confirmada mais tarde, e se é partilhada entre vários eventos do mesmo fim de semana.

Perguntas úteis:

• Quantos drones têm disponíveis para essa data, e quantos de reserva?
• Quem faz a manutenção e a verificação da frota antes de cada voo?
• Se um drone falhar na verificação prévia, com o quê é substituído nessa mesma noite?

A nossa resposta é curta: somos uma empresa espanhola que desenha, monta e fabrica os seus próprios drones, e a equipa que os pilota é nossa. Não alugamos frota nem subcontratamos o voo. Dizemo-lo porque é a pergunta que lhe recomendamos fazer a todos, incluindo a nós.

3. O seguro: a apólice, não a palavra

Todas as propostas vão dizer que têm seguro; em Espanha, por exemplo, o seguro de responsabilidade civil é obrigatório para operar com drones. A diferença está em saber se a apólice cobre o que vai voar no seu evento. Peça o certificado e veja quatro coisas:

• O tomador. Deve ser a empresa que figura como operador, não um intermediário.
• A validade. Em vigor no dia do espetáculo, não só hoje.
• O âmbito. Que cubra este tipo de operação: muitas aeronaves em formação, de noite e com público.
• O capital. Adequado à escala do espetáculo. Se a sua organização exige um mínimo aos fornecedores de um evento, compare-o com esse.

E um passo que costuma ficar esquecido: falar do espetáculo com quem trata do seguro do próprio evento, caso a apólice precise de saber que haverá drones sobre o público.

4. Experiência que se possa comprovar

Um vídeo bonito prova pouco. Monta-se, corta-se e às vezes nem sequer é da empresa que o mostra. O que prova experiência é um caso com nome, data e local que possa confirmar por conta própria: uma notícia da imprensa local, o programa das festas desse ano ou um telefonema ao organizador que o contratou.

Peça referências parecidas com o seu evento, não as mais vistosas:

• O mesmo tipo de local. Um centro histórico, uma praia, um recinto de feiras ou um estádio levantam problemas diferentes.
• Uma escala parecida. Ter voado um espetáculo enorme não diz como se resolve um mais intimista, e vice-versa.
• Alguém a quem perguntar. Se o cliente anterior estiver disposto a contar-lhe como correu a noite, essa conversa vale mais do que qualquer vídeo.

Um exemplo de referência comprovável, a nossa: fomos os primeiros a voar 1.000 drones em simultâneo em Espanha, no parque de La Latina, em Madrid, a 2 de maio, no Dia da Comunidade de Madrid. Tem data, local e um organizador público a quem perguntar. Por trás estão mais de 500 espetáculos em mais de 15 países, mas para a sua decisão pesa mais um caso que possa verificar do que um total acumulado.

5. Quem pilota e quem está lá nessa noite

Um espetáculo é voado por uma equipa, não por uma pessoa, e convém conhecê-la antes da noite do evento. Bastam poucas perguntas:

• A equipa de voo é da empresa ou é contratada para a ocasião?
• Que formação tem o piloto responsável? Um espetáculo sobre público não se voa com o certificado básico de um amador; o detalhe está no artigo sobre licenças.
• Quem decide se se voa ou não nessa noite, e quem é o seu único interlocutor durante a montagem?

A última conta mais do que parece. No dia do evento há muita gente a perguntar coisas ao mesmo tempo, e ter um nome e um telefone concretos evita metade dos mal-entendidos.

6. O plano B, como prova de ofício

O que o contrato deve dizer se não se puder voar explicamos em quem decide e o que se assina. Aqui a pergunta é outra: se o fornecedor tem o plano B pensado de antemão ou o improvisa quando lho pede. Nota-se logo.

Um fornecedor preparado responde sem hesitar a estas três:

• Com que condições de vento ou chuva não se voa, e quando se toma a decisão?
• Se for suspenso, há janela na mesma noite, data alternativa, ou o que é faturado?
• Se um drone ficar em terra na verificação prévia, o espetáculo mantém-se igual?

Respostas concretas e por escrito são bom sinal. Um «isso não costuma acontecer» é convite para insistir um pouco.

7. O que entrega, além do voo

Duas propostas com o mesmo número de drones podem entregar coisas muito diferentes. Antes de comparar preços, ponha na mesma coluna o que cada uma inclui:

• O desenho. Quantas figuras são à medida e quantas de catálogo, e quantas rondas de revisão estão incluídas.
• A pré-visualização. Se vai ver o espetáculo simulado antes da estreia, para o aprovar a tempo.
• A música. Quem a escolhe, quem a sincroniza e quem trata dos direitos.
• A filmagem. Se o vídeo profissional do espetáculo está incluído ou é à parte. É o que mais falta faz no dia seguinte, quando é preciso mostrá-lo.

Com isto na mão, os preços já se podem comparar. O que os faz variar está em quanto custa um espetáculo de drones.

A lista, para levar à reunião

1. Denominação social do operador e número de registo.
2. Quem trata da autorização, e com que prazo para a sua data.
3. Frota própria ou alugada, e drones de reserva para essa noite.
4. Certificado do seguro: tomador, validade, âmbito e capital.
5. Duas referências parecidas com o seu evento, com data, local e um contacto.
6. Quem compõe a equipa de voo e que formação tem o piloto responsável.
7. Quem decide se se voa e quem é o seu interlocutor nessa noite.
8. Plano B por escrito: condições, janela alternativa e o que é faturado.
9. O que inclui: desenho, revisões, pré-visualização, música e filmagem.

Perguntas frequentes

Quantas propostas convém pedir?

Duas ou três, e a todos com a mesma informação de partida: local exato, data aproximada e o que quer contar. Se cada fornecedor trabalhar com dados diferentes, as propostas não se podem comparar.

O que deveria fazer-me desconfiar de uma proposta?

Que prometa qualquer figura sem ter perguntado pelo local, que não diga quem voa ou que fuja à pergunta do seguro. Nenhuma das três prova nada sozinha, mas as três merecem uma segunda conversa.

Posso contratar através da minha empresa de pirotecnia ou da minha agência?

Sim, é muito comum, e muitas vezes faz sentido porque o espetáculo de drones pode combinar-se com pirotecnia na mesma noite. Garanta apenas que a lista acima é respondida pelo operador que vai voar, mesmo que a conversa seja conduzida por outra pessoa.

E se a opção mais barata cumprir tudo?

Então é uma boa opção. A lista não serve para pagar mais, serve para saber o que está a comparar. Uma proposta mais barata que responde bem aos nove pontos é melhor notícia do que uma cara que não responde.