Se chover ou houver vento: o que acontece a um espetáculo de drones

É a pergunta que chega sempre, normalmente na segunda reunião e quase sempre em voz baixa: e se nesse dia chover? Quem organiza um evento ao ar livre já convive com essa dúvida para tudo o resto, mas num espetáculo de drones a chuva e o vento pesam de outra maneira, porque aqui não basta montar tendas.

A resposta honesta tem duas partes. A primeira: ninguém lhe pode garantir com semanas de antecedência que nessa noite se vai voar, e desconfie de quem o faça. A segunda, a que importa: quase tudo o que acontece se não se puder voar pode ser decidido com semanas de antecedência. Quem toma a decisão, até que horas, que data fica de reserva, o que se fatura em cada caso e o que se diz ao público.

Este artigo trata dessa segunda parte. Está escrito para quem organiza, não para quem voa.

Quem decide se se voa, e porque não é o organizador

Um espetáculo com dezenas ou centenas de drones sobre o público não é um voo recreativo: entra na categoria específica do quadro europeu, o Regulamento de Execução (UE) 2019/947, que em Portugal a ANAC aplica. E esse regulamento reparte a responsabilidade de forma muito clara:

• O operador, a empresa que voa, tem de estabelecer os procedimentos e as limitações de cada tipo de operação.
• O piloto remoto, antes de iniciar o voo, tem de garantir que o ambiente operacional é compatível com as limitações e condições autorizadas. E, durante o voo, tem de as respeitar.

Traduzido para a noite do evento: a decisão de voar ou não é do piloto responsável, com critério técnico, dentro dos limites fixados pela autorização dessa operação e pelos procedimentos do operador. Não é uma decisão comercial, não se vota e não se negoceia ao pé do palco. Nem o organizador, nem o presidente da câmara, nem o cliente que paga podem mandar voar.

Pode parecer que isso lhe tira o controlo. É o contrário: tira-lhe de cima a pior decisão da noite. O que é seu é o que se faz com essa decisão, e isso prepara-se antes. O resto da parte aeronáutica está em licenças para um espetáculo de drones.

Que condições contam

Não é só a chuva. Há quatro fatores que se avaliam, e cada um pesa de forma diferente.

O vento

É o que provoca mais suspensões, e o que mais engana visto do chão. O vento que se sente na praça não é o que há à altura a que voam as figuras, normalmente mais forte e mais irregular. O que preocupa não é só a intensidade média, são as rajadas: uma formação aguenta-se porque cada drone mantém a sua posição com precisão, e quanto mais vento houver, mais trabalham os motores para o conseguir e mais bateria se gasta nisso.

A chuva

Afeta os equipamentos e a operação, e tem um efeito de que ninguém se lembra: mesmo que se pudesse voar, o público está a abrigar-se e as figuras veem-se pior através da água. Chuvisco, aguaceiro passageiro e chuva persistente não são o mesmo, e cada frota tolera o que tolera.

Nevoeiro e nuvens baixas

Um espetáculo de drones é luz desenhada no céu. Com nevoeiro ou com o teto de nuvens baixo, as figuras ficam dentro ou acima da nuvem e o público não vê nada. Além disso, a visibilidade é uma condição da própria operação, não só do espetáculo.

Trovoada

Com trovoada na zona não se voa. Normalmente coincide também com a decisão de segurança do próprio evento, que pode ter de evacuar a zona do público por sua conta.

Porque não lhe damos um número

Porque não há um que sirva para todos os casos. Os limites de vento e de chuva são fixados pelo fabricante da frota para aquelas aeronaves, e a autorização da operação concretiza-os para aquele local e aquele voo. Mudam com o modelo de drone, com a altura das figuras, com o ambiente e com o próprio desenho. Um número num artigo estaria errado para parte dos espetáculos. O que lhe interessa é o da sua operação: peça-o ao seu fornecedor por escrito.

Quando se decide

A decisão não é um momento, é uma sequência. Convém conhecê-la, porque em cada fase há algo a fazer do seu lado.

Os dias anteriores

Acompanha-se a previsão. Serve para preparar, não para decidir: uma previsão a vários dias erra o suficiente para não se cancelar nada com base nela. O útil nesta fase é abrir as conversas: com a câmara municipal ou com o recinto sobre a data alternativa, e com a sua equipa de comunicação sobre as duas mensagens possíveis.

No próprio dia

A equipa monta e mede as condições no terreno, que é onde realmente importam. A decisão definitiva toma-se o mais tarde que duas coisas permitam: a própria montagem e o tempo de que precisa para avisar o público. Por isso a pergunta útil não é «quando saberemos se se voa?», mas «até que horas nos dizem?». Essa hora combina-se antes e fica por escrito.

A janela da própria noite

Às vezes o problema é um aguaceiro ou uma rajada que passa. Se o programa o permitir, pode combinar-se uma margem na mesma noite para esperar que melhore antes de passar à data de reserva. Essa margem tem um custo para si —público à espera, horários de fecho, pessoal— e convém decidir de antemão até onde está disposto a esticá-la.

Como fica no contrato

Porque é que o contrato tem de dizer o que acontece se não se puder voar explicamos em contratar um espetáculo de drones: quem decide e o que se assina. Aqui vai o detalhe dessa cláusula, que é onde costumam ficar lacunas. Devia resolver estes pontos:

• Quem decide e com que critério. O piloto responsável, segundo os limites da operação. Escrito assim, ninguém o discute nessa noite.
• A hora-limite da decisão. A última a que lhe comunicam se se voa ou não, compatível com o seu plano para avisar o público.
• A janela da própria noite. Se existe e quanto dura.
• A data de reserva. Qual é, se está confirmada ou apenas proposta e até quando se mantém.
• O que se fatura em cada cenário. Se se voa na data de reserva, se não se voa em nenhuma, e que parte do trabalho já feito —design, licenciamento, deslocação, montagem— se cobra em cada caso.
• O que cobre o licenciamento. Pergunte se a data de reserva está prevista desde o início ou se teria de ser tratada à parte.

E há uma parte que não está no contrato com o fornecedor mas decide se a data de reserva existe mesmo: a sua. O espaço tem de estar disponível nessa outra noite, as licenças do evento —ocupação da via pública, cortes de trânsito, horários— têm de a cobrir, e a segurança, o som e o pessoal têm de poder repetir-se. Uma data de reserva que o recinto não pode dar não é uma data de reserva.

O que se diz ao público

É aqui que um adiamento corre bem ou mal, e depende quase inteiramente do organizador.

• Avise desde o início que depende do tempo. No programa, nos cartazes, no site. Basta uma frase. Quem a leu antes não se sente enganado se houver adiamento.
• Anuncie a data de reserva ao mesmo tempo que a principal. Assim o adiamento é um plano que já existia, não um problema.
• Diga a que horas e por onde será confirmado. Um só canal oficial: as redes do evento, o site ou a instalação sonora. Com três canais haverá três versões.
• Tenha as duas mensagens escritas antes. «Vai voar» e «foi adiado», com a nova data e a hora. Os comunicados escritos à pressa são os que geram queixas.
• Explique o motivo numa linha. «Por segurança, com este vento não se pode voar» entende-se melhor do que «motivos alheios à organização».

O que não convém é deixar o público à espera sem informação enquanto se decide. Por isso a hora-limite do ponto anterior não é um pormenor do contrato: é o que lhe permite avisar a tempo.

Se não quer depender do céu

Há formatos em que a meteorologia deixa de ser o problema. Os espetáculos em espaços fechados fazem-se em pavilhões, armazéns ou recintos de feiras com altura suficiente, com uma frota adaptada, e não dependem nem do tempo nem do anoitecer. Não servem para uma festa de cidade, mas num evento de empresa com data fixa às vezes resolvem tudo.

Ao ar livre, a outra alavanca é a data: escolher a do espetáculo a pensar também na de reserva, e não ao contrário.

Perguntas frequentes

Um espetáculo de drones pode voar com chuva fraca?

Depende da frota e da autorização dessa operação, e quem decide é o piloto responsável, com as condições reais dessa noite. Ninguém lho devia prometer antes.

Posso pedir que se voe mesmo que o piloto diga que não?

Não. Respeitar os limites da operação é responsabilidade dele por lei, e nenhum contrato a pode passar para quem organiza.

E se a previsão for má e depois não chover?

É precisamente por isso que não se cancela com a previsão de dias antes. Acompanha-se, preparam-se as mensagens e decide-se no próprio dia, à hora combinada.

O adiamento é gratuito?

Depende do que disser o contrato, e é por isso que tem de o dizer. Parte do trabalho já está feita mesmo que não se voe, e cada fornecedor trata-a à sua maneira. Pergunte antes de assinar, não depois.

E se quiser filmar o espetáculo?

Avise a equipa de vídeo de que a data pode mudar, para que se possa reorganizar. A diferença entre espetáculo e filmagem está em drones para eventos: espetáculo ou filmagem.

O que convém levar resolvido

Se organiza ao ar livre, a chuva e o vento não se evitam, planeiam-se. Chegue à assinatura com três coisas claras: quem decide e até que horas, que data fica de reserva e se o seu recinto a pode dar, e o que se fatura em cada caso. Com isso, uma noite de mau tempo é um adiamento ordenado e não uma crise.

Escreva-nos com a data e o local e vemos o seu caso. Ou veja primeiro como trabalhamos os espetáculos de drones.